Ein Jahresordner voller Belege zieht beim Herausnehmen aus dem Regal die Schulter nach unten. Die Datenübernahme aus dem Vorjahr wiegt dagegen nichts. Unter den ELSTER-Tipps in meinem Steuer-Tagebuch steht sie für die Steuererklärung als Arbeitnehmerin ganz oben, weil sie beim Zeitmanagement die meisten Minuten herausholt. Sie spart allerdings nur dort Zeit, wo sich im Jahr nichts verändert hat.
Meine Faustregel nach dem Vergleich beider Wege: Was sich nicht bewegt, lasse ich übernehmen – Adresse, Steuernummer, Bankverbindung. Was sich im Jahresverlauf bewegt, behandle ich wie ein leeres Formular, auch wenn dort schon eine Zahl steht.
Leeres Formular gegen Vorjahresdaten: der erste Vergleich
Im ersten Fall startet man mit dem leeren Formular. Jede Stelle der IBAN wandert per Hand ins Feld, dazu Adresse, Steuernummer und alles andere, was man längst nicht mehr im Kopf hat. Es fühlt sich an wie ein Wocheneinkauf, bei dem man an der Kasse merkt, dass die Tasche im Auto liegt, und nun jede Dose einzeln über den Parkplatz trägt.
Beim allerersten Login stand die Lohnsteuerbescheinigung schon fast vollständig im Formular, und ich kam mir vor wie jemand, der für Gäste den Tisch deckt und dann merkt, dass sie das Essen längst mitgebracht haben. Meine IBAN musste ich trotzdem von Hand eintippen.
Der zweite Fall ist die Datenübernahme: ein Klick, und Adresse, Steuernummer und Bankverbindung stehen da. Dieses kleine Aufatmen, wenn die 22-stellige Nummer fehlerfrei im Feld erscheint, kennt jeder, der nach einem langen Arbeitstag schon einmal eine Zahlenreihe abtippen wollte, während die Augenlider schwer wurden. Das System arbeitet dann einmal für mich, nicht gegen mich.
Ich vergleiche das gern mit dem Familienkalender in der Küche. Omas Geburtstag und die jährliche Zahnreinigung schreibt niemand jedes Jahr neu auf, man überträgt sie. Bei ELSTER bleibt der größte Teil meiner Stammdaten genauso stabil: Meine Haftpflichtversicherung wird nicht plötzlich zum Verein für Hobbypiloten, und der Weg zur Arbeit in Hannover verlegt sich auch nicht von selbst.
Zeitmanagement: Wo spart die Übernahme wirklich Minuten?
Die Zeit, die die Übernahme spart, ist Tippzeit. Denkzeit spart sie nicht. Gegenüber dem Start mit dem leeren Formular war ich mit der Übernahme in ungefähr der halben Zeit fertig, und der Prüfbutton kam dran, bevor der Abend zu Ende war.
Wer nach Feierabend nur ein kleines Zeitfenster hat, profitiert doppelt. Die Tipparbeit fällt weg, und die Aufmerksamkeit bleibt für die Zahlen, die sich verschoben haben. Genau dort entscheidet sich, ob die Erklärung stimmt.
Jedes übernommene Feld einmal anfassen
Stammdaten und IBAN lasse ich stehen, dafür ist die Übernahme gemacht. Bei den Werbungskosten dient der Vorjahreswert nur als Vorlage, und jede Zahl darin schaue ich einzeln an. Die Homeoffice-Tage zähle ich im Kalender neu, weil die Zahl aus dem Vorjahr selten zu diesem Jahr passt. Bei der Entfernungspauschale prüfe ich, ob die Kilometer noch stimmen. Und bei den Sonderausgaben bleiben Versicherungen meist gleich, Spenden dagegen sind jedes Jahr anders.
Die Zahlen vom Lohnsteuerzettel gleiche ich von Hand mit den übernommenen Feldern ab. Wie ich meine Lohnsteuerbescheinigung bei Elster eintragen kann, steht ausführlich in einem eigenen Eintrag.
Am Donnerstagabend klingelte Elise von nebenan, wie jedes Jahr kurz vor der Frist, mit einem Zettel voller Zahlen. Welche Belege sie braucht, hatte sie wieder vergessen. Meine Schuhschachtel voller Quittungen hat mir früher auch nie verraten, was darin fehlt – irgendwann lag alles durcheinander, und der Überblick war weg.
Also klappte ich ihr Vorjahr in ELSTER auf. Die übernommenen Bereiche zeigen auf einen Blick, wo sie letztes Mal etwas eingetragen hatte, und das taugt als Gedächtnisstütze besser als jeder Zettel. Die eigentliche Belegliste hat einen eigenen Eintrag, hier reicht mir der Hinweis, dass die Übernahme auch als Erinnerung funktioniert.
Die Übernahme ist ein Vorschlag, keine Prüfung
Das hätte ich gerne vorher gewusst: Ein übernommener Wert heißt nur, dass er letztes Jahr so dastand. Ich war zunächst davon ausgegangen, dass übernommen auch geprüft bedeutet. Das stimmt nicht. ELSTER weiß nicht, ob ich dieses Jahr öfter zu Hause gearbeitet habe oder ob sich an meinem Arbeitsweg etwas verändert hat.
Die Datenübernahme ist wie ein guter Assistent: Sie legt die Mappen auf den Tisch und sortiert vor, aber Korrekturlesen und Unterschreiben bleiben bei mir. Ein Umzug, eine Gehaltserhöhung oder mehr Tage in den eigenen vier Wänden statt im Büro – das alles muss ich selbst einpflegen.
Felicitas aus dem Sportverein fragt bei jeder Zahl lieber zweimal nach, statt sie einmal falsch einzutragen. Bei übernommenen Feldern mache ich mir das zur Regel, denn einmal hinsehen reicht dort nicht.
Für komplizierte Fälle bin ich die falsche Adresse, denn ich bin keine Steuerberaterin. Als jemand aus meinem Bekanntenkreis wissen wollte, wie sie Arbeitslosengeld in der Steuererklärung eintragen soll, habe ich geraten, lieber einmal mehr nachzulesen oder jemanden zu fragen, der sich beruflich damit auskennt. Mein Wissen reicht für den normalen Alltag einer Arbeitnehmerin, und meine Grenzen kenne ich.
Wann ich übernehme und wann ich neu tippe
Die Übernahme wähle ich, wenn mein Jahr dem letzten im Großen und Ganzen gleicht: gleiche Adresse, gleiche Bank, gleicher Arbeitsweg. Dann bleibt die freie Zeit für die Zahlen, die sich bewegt haben.
Ein Feld behandle ich wie ein leeres Formular, sobald sich etwas verschoben hat – nach einem Umzug, bei einem anderen Gehalt, bei mehr Homeoffice-Tagen und bei jeder Spende. Steht dort eine Vorjahreszahl, vergleiche ich sie mit meinen Kalenderkreuzen und Belegen und entscheide erst dann, ob sie bleibt.
Nach dem Abschicken drehe ich eine Runde durch die Eilenriede, und die Steuer hängt nicht mehr wie eine dunkle Wolke über dem Feierabend. Ich bin keine Finanzberaterin und kann keine Erstattung versprechen, aber Sorgfalt an den richtigen Stellen zahlt sich meistens aus. Bei Unsicherheit hilft ein Gespräch mit einem Lohnsteuerhilfeverein oder einer Steuerberatung.