Auf der letzten Seite der Nebenkostenabrechnung steht bei den meisten Hausverwaltungen ein Satz, den kaum jemand liest, weil dort hinten ohnehin niemand mehr sucht: "Bescheinigung gemäß § 35a EStG". Genau dieser Satz entscheidet oft darüber, ob am Ende ein paar hundert Euro Erstattung stehen oder nicht.
Eine Kollegin hat mich neulich beim Mittagessen genau danach gefragt: wie ich auf die über 400 Euro Erstattung gekommen bin, von der ich mal geschrieben hatte. Ein guter Teil davon steckte in exakt dieser Abrechnung, die die meisten Mieterinnen und Mieter nur überfliegen und dann in den Ordner heften. Seitdem bekomme ich dieselben Fragen immer wieder gestellt, also sammle ich die wichtigsten hier für die Steuererklärung.
Was zählt in der Nebenkostenabrechnung eigentlich für die Steuererklärung?
Die Positionen sind meistens dieselben: Treppenhausreinigung, Gartenpflege, der Schornsteinfeger, manchmal die Aufzugwartung. Diese Nebenkosten fallen unter haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen, und der Staat beteiligt sich an den Lohnkosten dafür, nicht an den Materialkosten. Steht in der Abrechnung zum Beispiel "100 Euro für Reinigung inkl. Mittel", zählt für die Steuererklärung nur der Arbeitsanteil, das Putzmittel selbst bleibt außen vor.
Diese zwei Kategorien machen den Unterschied
Bei den haushaltsnahen Dienstleistungen, etwa Reinigung oder Winterdienst, gibt es 20 Prozent der Kosten zurück, gedeckelt bei 4000 Euro im Jahr. Handwerkerleistungen wie die Aufzugwartung oder der Schornsteinfeger laufen separat, ebenfalls mit 20 Prozent, aber der Deckel liegt hier bei 1200 Euro. Das ist ein anderer Topf als die klassischen Werbungskosten für Arbeitsmittel oder den Arbeitsweg: Hier gibt es eine direkte Ermäßigung auf die Steuerschuld, keinen Abzug vom Einkommen.
Wo genau trage ich das in Elster ein?
Vorausgesetzt ist, dass das Elster-Zertifikat schon eingerichtet ist, sonst kommt man nicht mal bis zur Anmeldung. Die Beträge selbst gehören dann in die Anlage Haushaltsnahe Aufwendungen, ein Formular, das sich beim ersten Mal gut versteckt anfühlt. Ich habe die Zahlen an derselben Stelle eingetragen wie schon bei meiner Lohnsteuerbescheinigung in Elster, nur eben in einem anderen Reiter.
Die Bescheinigung, die dir die Rechenarbeit abnimmt
Viele Hausverwaltungen legen genau diese Bescheinigung nach § 35a EStG ganz hinten in die Abrechnung, oft ohne dass irgendwer extra darauf hinweist. Dort stehen die Beträge für Dienstleistungen und Handwerker schon getrennt aufgelistet, fertig auf die Wohnfläche umgerechnet, bei einer 65-Quadratmeter-Wohnung muss man also nichts mehr selbst anteilig ausrechnen. Mein Nachbar Franz Weigand, früher Buchhalter, hat mir mal erzählt, dass ihn ein Steuerbescheid schon lange nicht mehr aus der Ruhe bringt, und ich glaube, das liegt genau daran: Er sucht diese Bescheinigung als Erstes, bevor er überhaupt zum Taschenrechner greift.
Bei kleinen Beträgen lohnt sich der Aufwand nicht immer
Harald aus meinem Verein hat mich das nach dem letzten Vereinsabend gefragt, nachdem er von der Erstattung gehört hatte: Lohnt sich die Suche in Elster auch, wenn im Vertrag nur 5 oder 10 Euro im Jahr für den Hausmeister stehen? Er rechnet solche Dinge lieber schnell im Kopf durch, statt eine Tabelle aufzumachen, und kam selbst auf die Antwort: eher nicht, wenn die Zeit für das Raussuchen am Ende mehr wert ist als die zwei Euro Ersparnis. Werden die Beträge dagegen dreistellig, etwa nach einer größeren Fahrstuhlwartung, sieht die Abwägung anders aus, dann sind die 30 oder 50 Euro, die dabei rausspringen können, die Viertelstunde Elster-Gefummel meistens wert.
Ich glaube, ich habe die Frist schon verpasst, was jetzt?
Genau das habe ich früher auch gedacht, jedes Jahr aufs Neue: Sobald die Abgabefrist vorbei ist, lohnt sich der Blick in die Abrechnung angeblich nicht mehr. Das stimmt so nicht, für eine freiwillige Erklärung gibt es deutlich mehr Spielraum, als die meisten annehmen, das eigentliche Thema Fristen ist aber einen eigenen Beitrag wert und würde hier zu weit führen. Wichtig für den Moment ist nur: Eine verpasste Frist ist kein Grund, die Bescheinigung aus der Nebenkostenabrechnung einfach ungenutzt liegen zu lassen.
Schau zuerst auf die letzte Seite deiner Abrechnung
Das Abflussprinzip gilt dabei wie bei allen anderen Ausgaben auch: Die Kosten gehören in das Jahr, in dem die Abrechnung kam und eine mögliche Nachzahlung geleistet wurde, nicht in das Jahr, auf das sich die Nebenkosten inhaltlich beziehen. Liegt die aktuelle Abrechnung noch nicht vor, hilft ein Blick in die vom Vorjahr, denn die Beträge für Hausmeister oder Gartenpflege ändern sich selten dramatisch. Und weil die Zahlen direkt aus der Bescheinigung der Hausverwaltung stammen, kann bei der Eingabe kaum etwas schiefgehen, am besten legst du die Abrechnung gleich zu den anderen Belegen aus deiner Checkliste, dann taucht sie im nächsten Jahr nicht plötzlich wieder verschwunden auf.
Zuhause liegt die Abrechnung inzwischen das ganze Jahr über griffbereit auf dem Wohnzimmertisch in meiner Wohnung in Linden-Nord, direkt neben dem senfgelben Ordner, in dem alles vom laufenden Steuerjahr landet. So verschwindet sie nicht in irgendeiner Schublade, bis der Schock über den Endbetrag verflogen ist und mit ihm die Lust, noch mal genau hinzuschauen. Genauso bin ich übrigens auch an Unfallkosten auf dem Arbeitsweg herangegangen: erst das Prinzip verstehen, dann in Ruhe eintragen, ohne sich von der Menge der Formulare einschüchtern zu lassen.
Ich bin keine Steuerberaterin, und bei komplizierten Fällen wie einer Eigentumswohnung würde ich immer einen Lohnsteuerhilfeverein empfehlen. Für uns normale Mieterinnen und Mieter mit einer ganz gewöhnlichen Wohnung steckt in der Nebenkostenabrechnung aber öfter etwas drin, als der erste Blick auf den Endbetrag vermuten lässt, bei mir waren es über 400 Euro, ein Teil davon aus genau dieser Bescheinigung.